กรณีรายได้ค้างรับและค่าใช้จ่ายค้างจ่ายบันทึกอย่างไร?

เทมเพลต Smart BizFlow ออกแบบมาเพื่อเน้นการบันทึก กระแสเงินสด ตาม เกณฑ์เงินสด (Cash Basis) ซึ่งหมายความว่า:

1. บันทึกเฉพาะรายการที่มีการรับ-จ่ายเงินสดเกิดขึ้นจริง

   • หากยังไม่มีการรับเงินหรือจ่ายเงินเกิดขึ้น รายการนั้นจะไม่ถูกบันทึกใน Tab กระแสเงินสด ของเทมเพลต
   • รายการที่เป็น รายได้ค้างรับ หรือ ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย จะไม่ถูกบันทึกไว้จนกว่าจะมีการรับหรือจ่ายเงินสดจริง

2. หลักการที่นำมาใช้:

   • รายได้ค้างรับ: บันทึกเฉพาะเมื่อเงินเข้าบัญชีจริง
   • ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย: บันทึกเฉพาะเมื่อมีการจ่ายเงินสดจริง เช่น การจ่ายผ่านโอนเงินสด บัตรเครดิต หรือเช็คที่ขึ้นเงินแล้ว

3. วิธีการบริหารข้อมูลค้างรับ-ค้างจ่าย:

   • หากมีความจำเป็นต้องติดตามสถานะรายได้ค้างรับหรือค่าใช้จ่ายค้างจ่าย สามารถใช้ Tab อื่น ๆ ในการติดตาม เช่น Tab ปฏิทินแผนรับเงิน (สำหรับรายได้ค้างรับ) หรือ Tab ปฏิทินแผนจ่ายเงิน (สำหรับค่าใช้จ่ายค้างจ่าย)

---

การบันทึกในกรณีจ่ายเช็คล่วงหน้า

กรณีการจ่ายเช็คล่วงหน้าอาจสร้างความสับสน เนื่องจากมีการสั่งจ่ายเงินแล้ว แต่เงินสดยังไม่ได้ถูกหักออกจากบัญชีจนกว่าเช็คจะถูกขึ้นเงิน สถานการณ์นี้สามารถจัดการใน Smart BizFlow ได้ดังนี้:

การบันทึกใน Tab กระแสเงินสด:

1. ยังไม่ต้องบันทึกทันทีเมื่อสั่งจ่ายเช็ค:

   • เนื่องจากเงินสดยังไม่ได้ถูกหักออกจากบัญชี การบันทึกจะรอจนกว่าเช็คถูกขึ้นเงินจริง (เงินสดถูกหักออกจากบัญชี)

2. เมื่อเช็คถูกขึ้นเงิน:

   • บันทึกเป็นรายการ “จ่ายเงิน” ใน Tab กระแสเงินสด
   • ระบุวันที่ตามวันที่เงินสดถูกหักออกจริงจากบัญชี (ดูจาก Statement ธนาคาร)
   • เลือกหมวดหมู่และรายละเอียดที่สอดคล้อง เช่น “ค่าใช้จ่ายดำเนินงาน” หรือ “ต้นทุนสินค้า”

 

1. กรณีในระบบบัญชีที่ถูกต้อง (ตามหลักการบัญชี):

• เมื่อมีการจ่ายเช็คล่วงหน้า:
  • ต้องบันทึกเป็น “เจ้าหนี้เช็คจ่าย” หรือ “รายการค้างจ่าย” เนื่องจากยังไม่มีการหักเงินจากบัญชีธนาคารจนกว่าเช็คจะถูกเรียกเก็บจริง
  • วันที่เช็คถูกเรียกเก็บ (เงินออกจากบัญชีจริง):
    • บันทึก “เงินสดออกจากบัญชี” พร้อมลดยอด “เจ้าหนี้เช็คจ่าย”

ตัวอย่าง:

• วันที่ 1/1/68: ออกเช็คค่าซื้อสินค้า 100,000 บาท (กำหนดเรียกเก็บ 15/1/68)
  • บันทึก:
    • เดบิต ค่าสินค้า: 100,000 บาท
    • เครดิต เจ้าหนี้เช็คจ่าย: 100,000 บาท
• วันที่ 15/1/68: เช็คถูกเรียกเก็บ
  • บันทึก:
    • เดบิต เจ้าหนี้เช็คจ่าย: 100,000 บาท
    • เครดิต เงินสดในบัญชี: 100,000 บาท

---

2. กรณีของ Smart BizFlow (การบันทึกแบบง่าย):

Smart BizFlow เน้นการบันทึก “กระแสเงินสดจริง” ตาม เกณฑ์เงินสด (Cash Basis):

• เราจะบันทึกเฉพาะวันที่มีการ จ่ายเงินสดจริง (เงินออกจากบัญชีธนาคาร) โดยไม่ต้องบันทึก “เจ้าหนี้เช็คจ่าย”
• วันที่ออกเช็คล่วงหน้า:
  • ไม่ต้องบันทึกอะไรในทันที เนื่องจากเงินยังไม่ถูกหักออกจากบัญชีธนาคาร
• วันที่เช็คถูกเรียกเก็บ (เงินออกจากบัญชีจริง):
  • บันทึกเป็นรายการจ่ายเงินใน Tab กระแสเงินสด

ตัวอย่าง:

• วันที่ 1/1/68: ออกเช็คค่าซื้อสินค้า 100,000 บาท (กำหนดเรียกเก็บ 15/1/68)
  • ไม่บันทึกอะไรในกระแสเงินสด แต่อาจบันทึกในการติดตามงานส่วนอื่นๆ เช่น การติดตามจ่าย Supplier หรือ ประมาณการเงินรับ-จ่าย
• วันที่ 15/1/68: เช็คถูกเรียกเก็บ
  • บันทึกใน Tab กระแสเงินสด:
    • รายการ: ค่าสินค้า
    • จำนวนเงิน: 100,000 บาท
    • ช่องเงินออก: -100,000 บาท
    • หมวดหมู่: Operating Activities

---

เปรียบเทียบ:

หัวข้อ	ระบบบัญชีที่ถูกต้อง (Accrual Basis)	Smart BizFlow (Cash Basis)
หลักการบันทึก	บันทึกการจ่ายเช็คล่วงหน้าใน “เจ้าหนี้เช็คจ่าย”	บันทึกเฉพาะเมื่อเงินออกจากบัญชีธนาคารจริง
ความซับซ้อน	ต้องแยก “เจ้าหนี้เช็คจ่าย” และ “เงินสดออก”	บันทึกง่ายกว่า เพราะไม่ต้องแยกรายการเจ้าหนี้
การติดตามเงินสด	เน้นความถูกต้องตามหลักบัญชี	เน้นการบริหารกระแสเงินสดและง่ายต่อการตัดสินใจ
การใช้งานในระบบ Smart BizFlow	ไม่รองรับ “เจ้าหนี้เช็คจ่าย”	รองรับการบันทึกเมื่อเงินออกจากบัญชีจริง

---

สรุปข้อดีของ Smart BizFlow:

1. เรียบง่าย: ไม่ต้องแยกรายการ “เจ้าหนี้เช็คจ่าย” หรือ “รายการค้างจ่าย” ช่วยลดความซับซ้อนในการบันทึก
2. กระแสเงินสดที่แท้จริง: เห็นภาพรวมของกระแสเงินสดที่มีอยู่ในปัจจุบัน และเงินเข้า-ออกได้อย่างรวดเร็ว
3. เหมาะสำหรับการบริหารธุรกิจขนาดเล็ก: ช่วยประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากในการบันทึกบัญชี โดยยังคงมีข้อมูลที่เพียงพอสำหรับการตัดสินใจ.

ข้อควรทราบ: หากต้องการยื่นภาษีหรือทำบัญชีอย่างถูกต้องตามกฎหมาย ควรทำควบคู่กับระบบบัญชีที่มีการบันทึก “เจ้าหนี้เช็คจ่าย” ตามหลักการบัญชี.