ดูวิธีใช้ไฟล์ Manual Hour Pro ทีละขั้นตอน รวม 3 ตอน
วิดีโอชุดนี้พาไปดูวิธีใช้งานไฟล์จริง ตั้งแต่ตั้งค่าครั้งแรกไปจนถึงปริ้นเอกสาร แนะนำให้ดูเรียงตามลำดับ EP 2.1 → 2.2 → 2.3 ถ้าเพิ่งเริ่มใช้ไฟล์เป็นครั้งแรก หรือกดข้ามไปดูเฉพาะตอนที่ต้องการทบทวนได้จากเมนูด้านบน
กติกาสำคัญที่สุดของไฟล์: กรอกได้เฉพาะ "ช่องสีเหลือง" เท่านั้น
ช่องพื้นหลังสีเหลืองคือช่องเดียวที่ออกแบบมาให้กรอกหรือแก้ไขข้อมูลได้ ส่วนพื้นที่อื่นทั้งหมดในไฟล์ ไม่ว่าจะเป็นหัวข้อ ป้ายชื่อ ข้อมูลตั้งต้น หรือช่องสูตรคำนวณ ห้ามพิมพ์ทับหรือแก้ไขเด็ดขาด เพราะจะทำให้สูตรเสียหายและตัวเลขในไฟล์คลาดเคลื่อนทั้งระบบ หากพลาดไปแก้ผิดช่อง ให้กด Ctrl+Z ทันทีเพื่อย้อนกลับ ก่อนดูวิดีโอสอนใช้งานด้านล่าง ขอให้จำกฎนี้ไว้ก่อนเป็นอันดับแรก
ตั้งค่าครั้งแรก
ตั้งค่าเริ่มต้นของไฟล์ก่อนเริ่มใช้งานจริง ทำครั้งเดียวต่อปี ควรตั้งให้ถูกต้องตั้งแต่แรกเพราะมีผลกับข้อมูลทั้งไฟล์
ตอนนี้พาไปดูอะไรบ้าง
- ✓ ทำไมต้องตั้งค่าใหม่ทุกปี และ 2 แถบหลักที่ต้องตั้งค่า: "ตั้งค่า" กับ "ปฏิทิน"
- ✓ วิธีกำหนดวันแรกของรอบคำนวณค่าแรง (ไม่จำเป็นต้องเริ่ม 1 มกราคมเสมอไป)
- ✓ ข้อมูลพนักงานที่ต้องกรอกให้ครบ: รหัสพนักงาน เลขบัตรประชาชน แผนก ประเภทเงินเดือน/ค่าแรง เลขบัญชี และสิทธิ์ค่าจ้างวันหยุดตามประเพณีสำหรับพนักงานรายวัน
- ✓ วันหยุดประจำสัปดาห์และวันหยุดตามประเพณี ระบบคำนวณให้อัตโนมัติจากแถบปฏิทิน
- ✓ ข้อควรระวังสำคัญ: ถ้าแก้ค่าตั้งค่ากลางปี (เช่น ขึ้นเงินเดือน เปลี่ยนอัตราประกันสังคม) ต้อง "คัดลอกและวางค่าทับสูตร" ของเดือนก่อนหน้าก่อน ไม่งั้นตัวเลขเดือนเก่าจะเปลี่ยนตามไปด้วย
- ✓ มีแถบ "คู่มือตั้งค่า" อยู่ในไฟล์ให้เปิดทบทวนได้ตลอด
บันทึกข้อมูลรายเดือน
วิธีกรอกชั่วโมงทำงาน โอที และสวัสดิการของพนักงานแต่ละคนในแต่ละเดือน
ตอนนี้พาไปดูอะไรบ้าง
- ✓ กรอกชั่วโมงทำงานปกติและโอทีแยกช่องกันทุกวัน วันไหนหยุดเว้นว่างไว้ได้เลยไม่ต้องกรอก 0
- ✓ อัตราโอทีวันหยุด/วันปกติ ระบบดึงจากแถบปฏิทินมาคำนวณให้อัตโนมัติ
- ✓ พนักงานรายเดือน: ได้เงินเดือนเต็มแม้ขาดงาน แต่ระบบจะโชว์จำนวนวันขาดจริงให้ตรวจสอบ หากต้องการหักเงินให้กรอกจำนวนวันที่ต้องการหักเพิ่มเองได้
- ✓ พนักงานรายวัน: สิทธิ์ค่าจ้างวันหยุดตามประเพณีคำนวณอัตโนมัติจากที่ตั้งค่าไว้ และมีช่องให้ปรับสิทธิ์เป็นกรณีพิเศษได้ด้วยตัวเอง
- ✓ ช่องเบี้ยเลี้ยง สวัสดิการอื่นๆ และยอดหักเงิน แยกชัดเจนระหว่าง "หักเงินเดือน" (มีผลกับภาษี) กับ "หักอื่นๆ" (ไม่เกี่ยวกับภาษี)
- ✓ กรณีพนักงานเข้า/ออกกลางเดือน หรือลาคลอดที่ไม่มีวันทำงานทั้งเดือน ต้องกรอกยอดค่าแรงเองแบบ manual
ปริ้นต์แบบฟอร์ม สรุป รายงาน
วิธีปริ้นสลิปเงินเดือน ใบ 50 ทวิ และดูรายงานสรุปต่างๆ ของไฟล์
ตอนนี้พาไปดูอะไรบ้าง
- ✓ เลือกเดือนที่ต้องการก่อน แล้วปริ้นจากแถบ "ใบสรุปเงินเดือน" ที่ออกแบบมาสำหรับปริ้น A4 แนวนอน
- ✓ สลิปเงินเดือน 1 ใบ = ครึ่ง A4 ต้องปริ้นทีละล็อต ล็อตละ 10 หน้า (20 คน) หากมีพนักงานเกิน 20 คนต้องแบ่งปริ้นหลายรอบ
- ✓ ครบปีไฟล์จะรวมยอดเงินได้ ภาษี และประกันสังคมสะสมไว้ในแถบ "ข้อมูลทางภาษี" ใช้กรอก ภ.ง.ด. 1 ก ได้เลย
- ✓ ออกใบ 50 ทวิ: กรอกเลขที่หนังสือและเลขบัญชีนายจ้างประกันสังคม แล้วปริ้นจากแถบ "แบบพิมพ์ 50 ทวิ"
- ✓ แถบรายงาน: สรุปผู้บริหาร สรุปต้นทุนแยกแผนก/เดือน และรายรับสะสมรายบุคคล ช่วยจับความผิดปกติได้ง่ายขึ้น